The special collections
– librarianship approach –
Since the beginning of the XXth century when separation between current collections and special collections become a necessity, a whole corpus of issues emerged requiring a different approach from the librarians. Special collections contain a diverse typology of documents from the oldest manuscripts to the museum collections and there are the most precious fonds of a library. Retrospective acquisition and donations are the main sources of enrichment of special collections. When deciding which document deserves to be placed in a special collection there are followed the IFLA bibliophily criteria. The most important criteria are: age, rarity, edition and copy particularity. For cataloguing and description international standards are used, ISBD, for each type of document: ISBD(A) for old books and manuscripts, ISBD(CM) for cartographic materials, ISBD(S) for old periodicals and ISBD(NBM) for non-book materials. The activity of preserving and conservation is strictly
regulated by law to ensure proper conditions of storage, handling and displaying the special collections materials. Digitizing offers a larger and safer access to these collections and became a priority for the libraries in the last years. These collections, part of the national cultural heritage are protected by law and according with their patrimonial value are set to be included into two large fonds: patrimony and thesaurus.
Keywords: bibliophily, special collections, patrimony, cultural heritage
1. Anca Andreescu, Colecţiile Speciale, în Revista română de biblioteconomie şi ştiinţa informării, an VI, vol.6, 2/2010, p. 65-69.
2. numite „Trésors”, „Réserve précieuse”, „Rara”, „Cimelia”, „Colecţii speciale”.
3. În 1949, în cadrul IFLA, Robert Brun a enunţat criteriile pentru selecţia de carte preţioasă, detaliate în 1962, la reuniunea de la Berna, de Pierre Breillat, care răspundea de conservarea fondurilor Bibliotecii de la Versailles şi era preşedintele Comisiei pentru fondurile vechi la acea vreme.
4. Zonele descrierii ISBD sunt: 1 – Zona titlului şi a menţiunilor de responsabilitate; 2 – Zona ediţiei; 3 – Zona datelor specifice anumitor categorii de resurse (date matematice pentru materiale cartografice, desemnare numerică şi/sau alfabetică pentru publicaţii seriale, date specifice partiturilor muzicale tipărite); 4 – Zona datelor de publicare/tipărire, producere, difuzare (adresa bibliografică); 5 – Zona descrierii fizice; 6 –
Zona colecţiei sau a seriei; 7 – Zona notelor; 8 – ISBN/ ISSN, termeni de disponibilitate şi/sau preţ.
5. Blocurile informaţionale ale formatului UNIMARC sunt: 0 – Numere de identificare; 1 – Informaţii codificate; 2 – Informaţii descriptive; 3 – Note; 4 – Legături între înregistrări bibliografice; 5 – Titluri în relaţie; 6 – Subiecte; 7 – Responsabilităţi intelectuale; 8
– Date internaţionale; 9 – Date locale/naţionale.
6. Un exemplu de ghid de digitizare: Comisia de specialitate pentru digitizare – pilonul tematic „Biblioteci”. Ghidul de digitizare – pilonul tematic „Biblioteci”. [online]. versiunea 01/30.10.2009. Disponibil pe Internet: http://www.bibnat.ro/Documente-elaborate-in-cadrul-Comisiei-s159-ro.htm [accesat 20 nov. 2012] Sau BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE. Direction des Services et des Réseaux Département de la Conservation Service numérisation Charte de numerisation: Documents iconograhiques, Documents imprimés, Presse, Prises de vue, Indexation, Livraisons, Contrôles qualité. [online]. Bibliotheque nationale de France, 2009. 28 p. Disponibil pe Internet: http://www.bnf.fr/documents/charte_ numerisation.pdf [accesat 20 nov. 2012]
7. Anca Andreescu, Biblioteca Naţională a României. Managementul calităţii reflectat în procedurile de lucru (XII). Colecţii speciale (I), în Biblioteca, serie nouă, anul XXII (LXIII), 7/2011, p. 201-208
8. Conform H.G. nr. 886 din 2008, pentru aprobarea Normelor de clasare a bunurilor culturale mobile, publicată în Monitorul Oficial, partea I, nr. 647, 11.09.2008, cap. III,
art.8 şi 9, alin. 2
9. H.G.886/2008, op. cit., cap. III, art.16, alin. 3
10. Legea 334, legea Bibliotecilor, publicată în Monitorul Oficial, nr. 132, 11.2.2005 art.40, alin.1
11. Anca, Andreescu, Biblioteca Naţională a României. Managementul calităţii reflectat în procedurile de lucru (XII). Colecţii speciale (II), în Biblioteca, serie nouă, anul XXII (LXIII), 7/2011, p. 232-240
